根据“皖档发〔2007〕7号”文件精神，我们编制的《皖西学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，将皖西学院文件材料归档范围分为党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像载体类、实物类共计十二大类。其中党群行政类、教学类、科研类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、声像载体类文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）；财会类根据我院实际情况分为永久、定期（25年、20年、15年）。

一、文件材料归档范围和文书档案保管期限表

（一）党群类

DQ11 党务综合

序 号                          类  目  名  称                         保管期限

 1.    上级及本校关于党建工作的文件                                    30年

 2.    本校党代会文件材料

 （1）   大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导  永久

讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候

选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

 （2）   提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。  30年

 （3）   参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。      10年

   3.    上级及本校关于党委工作的文件                                    30年

 4.    上级及本校党委领导的重要讲话稿                                  永久

 5.    本校党委工作的各类规章制度、计划总结、报告、经验介绍、调查材料、永久

会议记录和纪要、统计表等

 6.    上级及本校党群系统各部门启用印章的通知及印模                    永久

 7.    上级及本校关于党委保密、秘书工作的文件材料                      30年

 8.    本校重要的群众来信来访及处理材料                                30年

 9.    本校党委工作简报                                                30年

 10.   本校党委大事记                                                  30年

DQ12 纪 检

序 号                        类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于纪检工作的文件                                    30年

 2.    本校纪委工作规章制度                                            30年

 3.    本校纪委工作计划、报告、总结、调查材料                          30年

 4.    本校纪委工作的重要统计材料                                      30年    

 5.    本校纪委工作的会议记录及会议纪要                                30年

 6.    本校关于党员处分的报告、决定、批复及有关复查材料                30年  

 7.    重要的群众来信、来访及处理意见                                  30年

 8.    本校“校纪函”号文件                                            永久

DQ13 组 织

序 号                        类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于组织工作的文件                                    30年

 2.    本校组织部工作规章制度                                          30年

 3.    本校组织部工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录及会议纪要    30年

 4.    本校组织机构设置、变动的文件材料                                永久

 5.    上级及本校关于干部任免、调动、离退休的决定、通知及呈报表        永久

 6.    本校党组织统计报表、党员名册                                    永久

 7.    副处级以上干部名册                                              永久

 8.    本校党总支、支部的情况材料                                      30年

 9.    本校关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件资料  30年

 10.   本校党员组织关系（转入、转出）介绍信存根                        30年

 11.   本校评选党支部、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单            30年

 12.   上级及本校关于老干部工作的文件材料（计划、总结、报告、会议记录、30年

有关规章制度、统计年报）

13.   本校关于党校工作的计划、总结、教学计划、学员名单及考试成绩及规  30年

章制度

 14.   上级及本校关于教职工援外、支援边远地区工作的函件及名单          30年

 15.   本校“院组干”号文件                                            永久

DQ14 宣传教育

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    上级及本校关于宣传工作的文件                                    30年

 2.    本校宣传部工作规章制度                                          30年

 3.    本校宣传部工作计划、报告、总结、调查材料                        30年

 4.    本校宣传工作的会议记录及会议纪要                                30年

 5.    本校关于教职工政治思想、理论学习的材料，工作动态、调查材料      30年

 6.    上级及本校关于文明创建的文件                                    30年

 7.    本校“院宣函”号文件                                            永久

DQ15统 战       

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    上级及本校关于统战工作的文件材料                                30年

 2.    本校有关统战工作的规章制度                                      30年

 3.    统战工作计划、总结、调查报告                                    30年

 4.    本校各级人大代表、政协委员、民主党派成员及负责人名册、登记表、  永久

统战对象名单及其他相关材料

 5.    本校统战工作的重要会议记录及会议纪要                            30年

DQ16 工 会

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    上级及本校关于工会工作的文件                                    30年

 2.    本校工会工作计划、报告、总结规章制度、会议记录                  30年

 3.    本校工会工作的统计年报表                                        30年

 4.    上级及本校表彰、奖励工会先进集体和先进个人的材料、名单          永久

 5.    本校处分会员的材料及复查材料                                    30年

 6.    本校工会会员名册、基层工会干部名单                              30年

 7.    上级及本校关于妇女儿童工作的文件材料                            30年

 8.    上级及本校关于家属工作的文件材料                                30年

 9.    本校“院工函”号文件                                            永久

DQ17 团 委

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

   1.    上级及本校关于团的工作的文件                                     30年

 2.    本校关于团代会、学代会的文件材料                                 永久

 3.    本校团委工作计划、报告、总结及规章制度、会议记录                 30年

 4.    本校团组织、专兼职干部统计资料                                   永久

 5.    上级及本校表彰、奖励先进团支部、优秀团员的材料                   30年

 6.    本校关于处分团员的材料及复查材料                                 30年

 7.    本校团学通讯                                                     30年

 8.    本校批准入团、离团材料及名单                                     30年

 9.    本校团员名册、团干部名单                                         30年  

 10.   本校学生会、学生社团的文件材料                                   30年

 11.   各团总支的相关材料                                               30年

 12.   本校团委牵头的重大活动的材料                                     30年

 13.   本校社团活动、勤工俭学、社会实践的相关材料                       30年

 14.   本校“院青函”号文件                                             永久

（二）行政类

                         XZ11 行政综合

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校行政管理的综合性文件                                   30年

 2.    本校全校性的规章制度                                             永久

 3.    本校年度、学期工作计划、报告、总结、调查材料                     永久

 4.    本校教代会（职代会）的有关材料

 （1）   大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导   永久

讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候

选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

 （2）   提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。   30年

 （3）   参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样。       10年

   5.    本校党政联席会、院长办公会、各类重要会议、座谈会的会议记录及     永久

会议纪要、报告提纲、领导讲话稿

 6.    本校统计年报表及统计资料汇编                                     永久

 7.    上级及本校启用印章的文件及印模                                   永久

 8.    本校历史沿革、情况介绍                                           永久

 9.    本校大事记 、简报、信息、动态等                                  永久

 10.   本校校史工作材料                                                 永久

 11.   本校校庆、校友工作材料                                           30年

 12.   本校办公室关于车辆、交通、电话邮政方面的材料（含合同、协议书等） 30年

 13.   皖西学院简报                                                     永久

XZ12 人 事

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于人事工作的文件                                     30年

 2.    本校人事处工作规章制度                                           30年

 3.    本校人事处工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录及会议纪要     永久

 4.    上级及本校关于表彰、奖励、处分教职工的文件材料

 （1）   上级及本校表彰、奖励先进单位、先进个人、处分教职工的材料及相关   永久

 复查、撤消处分的材料

 （2）   上级及本校警告以下处分（含警告处分）教职工的材料及相关复查、撤消 30年

       处分的材料

 5.    本校的人事统计报表及其他统计资料                                 永久

 6.    本校教职工名册                                                   永久

 7.    上级及本校教职工（师资）队伍建设方面的文件                       永久

 8.    上级及本校教职工职称评聘（含转正、定级）的呈报表、批复、通知     30年

 9.    本校关于人员出入（毕业分配、辞职、调入、调出）的文件材料及介绍信 30年

 存根

 10.   本校关于工资、奖金、抚恤、福利方面的文件材料及介绍信存根         30年

 11.   本校关于教职工退休、退职的文件材料及介绍信存根                   30年

 12.   本校“院人函”号文件                                             永久

  XZ13 监察、审计

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于监察、审计工作的文件材料                           30年

 2.    本校有关监察、审计的规章制度                                     30年

 3.    监察、审计工作计划、总结、调查报告                               30年

 4.    监察、审计工作统计年报及重要报表                                 30年

 5.    本校对部门、项目的审计通知、报告、批复                           30年

 6.    本校关于监察、审计工作会议记录及会议纪要                         30年

 7.    本校“院监、审函”号文件                                         永久

XZ14 武装、保卫、消防

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于武装、保卫、消防工作的文件材料                     30年

 2.    本校关于武装、保卫、消防工作的规章制度                           30年

 3.    本校关于武装、保卫、消防工作的计划、报告、总结、统计资料及会议   30年

记录

 4.    本校教职工、学生案件的侦察、调查、处分结论，平反、复查处理结论   永久    

材料及上级的批复、判决书

 5.    本校要害部门的保卫、消防工作                                     30年

 6.    上级及本校关于学生军训的文件材料                                 30年

 7.    本校“院保函”号文件                                             永久

XZ15 总 务

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于总务工作的文件                                     30年

 2.    本校关于总务工作的计划、报告、总结、有关规章制度及会议记录       30年

 3.    上级及本校关于爱国卫生、医疗保险、疾病防治方面的文件材料         30年

 4.    本校关于水电管理的文件材料                                       30年  

 5.    本校关于教职工住房问题的方案、合同、协议书等文件材料             30年

 6.    本校与院内外单位、个人关于经营性用房而签订的有偿、集资等合同、   30年

       协议

 7.    上级及本校关于食品卫生方面工作的文件材料                         30年

 8.    本校校园绿化工作的文件材料                                       

 （1）   本校校园绿化工作（长远规划）的文件材料                           30年

 （2）   本校校园绿化工作（一般性）的文件材料                             10年

 9.    本校“院后勤函”号文件                                           永久

XZ16 档案、图书、文博

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于档案、图书、文博工作的文件                         30年

 2.    本校档案、图书、文博工作的有关规章制度                           30年

 3.    本校档案、图书、文博工作的计划、报告、总结                       30年

 4.    本校档案、图书、文博工作概况、发展规划                           永久         

 5.    本校档案、图书、文博工作统计表                                   永久        

 6.    本校档案馆指南、全宗介绍                                         永久  

 7.    上级及本校关于表彰档案、图书、文博工作先进集体和个人名单及事迹   永久

 材料

 8．   本校图书馆概况、发展规划、馆藏目录及统计年报                     永久

（三）教学类

JX11 教学综合

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于教学、考试工作的文件                               30年

 2.    本校教务处工作的有关规章制度、计划及总结                         永久

 3.    上级及本校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定   永久

 及办法

 4.    上级及本校关于教育事业发展规划、实施计划、总结、请示及批复       永久

 5.    上级及本校教学工作的决定、规定、会议记录及会议纪要               永久

   6.    本校教学工作统计报表                                             永久

 7.    本校教学通讯（周报）                                             30年

 8.    上级及本校教学检查、评估及各级优秀教学质量（教学成果）评奖材料   30年

 9.    本校关于学生运动会的材料                                         30年

 10.   本校“院教函”号文件                                             永久

JX12 学科与实验室建设

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于学科建设及专业设置的文件材料（含论证、评估、申报、 30年

 审批、建设计划、简报、总结、有关规章、统计材料及专业设置、调整、

 撤并、更名报告等材料）

 2.    上级及本校关于实验室建设的文件材料（含论证、评估、申报、审批、   永久

 建设计划、简报、总结、有关规章及统计材料）

3.   本校关于合作办学的相关材料                                       永久

JX13 招 生

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于招生工作的文件                                     30年

 2.    本校招生工作的有关规章制度                                       30年

 3.    上级及本校招生计划、规定、生源计划、报告、总结、调查材料、请示、 30年

批复、会议记录及会议纪要

 4.    本校关于招生工作宣传材料                                         30年  

   5.    本校新生录取名册                                                 永久

                          JX14 学籍管理

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    本校新生入学登记表                                               永久

 2.    本校学生手册                                                     永久

 3.    本校在校生名册                                                   永久

 4.    本校在校生成绩总册                                               永久

 5.    上级及本校学生学籍变更的文件材料(升级、留级、休学、复学、转学、  30年  

退学等方面的请示及批复）

 6.    上级及本校学生奖励（奖学金、优秀学生、先进班级等）及处分材料     30年  

JX15 课堂教学与教学实践

 序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    本校各专业教学计划、教学大纲                                     永久

 2.    本校校历表、课程表及教师任课表                                   30年

 3.    本校典型教案、重要备课记录                                       30年

 4.    本校学生实习计划、安排、总结及典型实习报告                       10年

                      JX16 学 位

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级关于学位工作的文件材料                                       30年  

 2.    本校学位评定条例、办法及计划、总结                               30年

 3.    本校学位委员会会议记录、决定                                     30年

 4.    本校授予学位的名单                                               永久

 5.    本校优秀学位论文                                                 30年

JX17 毕业、就业

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校学生毕业、就业的文件                                   30年

 2.    上级及本校毕业生就业工作的计划、总结、调查材料、供需统计、       30年

合同等相关材料

 3.    上级及本校关于毕业生就业的方案及专题会议纪要                     永久

 4.    本校关于毕业生就业的相关规章制度                                 30年

   5.    本校关于毕业生就业推荐表（样本）                                 30年

 6.    本校毕业生证书、学位验印名册                                     永久

 7.    本校毕业生就业情况名册                                           30年

 8.    本校毕业证、报到证存根领取签收册                                 30年

 9.    本校毕业生就业质量跟踪调查及信息反馈材料                         30年

JX18 教 材

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    自编、主编教材                                                   30年

 2.    各院各专业使用教材目录                                           30年

 3.    自编、主编教学指导书、实习指导是和习题集                         30年

 4.    其他有保存价值的自编参考资料                                     10年

（四）科研成果类

KY11 科研综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于科研工作的文件                                     30年

 2.    本校科研工作计划、报告、总结及规章制度、会议记录                 30年

 3.    本校科研工作的统计年报表                                         永久  

 4.    本校获自然科学奖、科技进步奖、农村科技进步奖的科研项目目录、     永久

名单、公报

   5.    上级及本校下达的科研项目计划及科研经费                           永久

 6.    本校科研成果汇编及目录清册                                       永久

 7.    本校与院外开展科技活动及参加国际各类学术会议、学会的文件材料     30年

 8.    本校“院科技函”号文件                                           永久

                      KY12 按科研项目（课题）设置类目

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.   科研准备阶段（KY12-1）

 （1）   开题报告与课题调研论证材料                                       30年

 （2）   任务书、合同、协议书                                             永久            

 （3）   课题研究计划、设计                                               30年        

 （4）   计划执行情况、计划调整或撤销报告                                 10年

 （5）   课题投资和预决算材料                                             10年  

 （6）   课题检索、查新报告等材料                                         10年

 2.    研究实验阶段（KY12-2）

 （1）   实验、测试、观测调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及 永久            

综合分析材料）

（ 2）   数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、         30年

计算结果）

 （3）   设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）     30年

 （4）   研究工作阶段小结、年度报告                                       30年

 （5）   样品、标本等实物的目录                                           30年

 3.    总结鉴定阶段（KY12-3）

 （1）   研究报告、研制报告                                               30年

 （2）   鉴定证书                                                         永久

 （3）   鉴定意见（原稿）                                                 30年  

 （4）   专家评审意见                                                     30年

 （5）   鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录等）                           30年

 （6）   工艺技术报告                                                     30年

 （7）   技术诀窍报告                                                     30年

 （8）   论文专著                                                         30年

 （9）   推广应用意见                                                     30年  

 （10）  课题工作总结                                                     30年

 4.    申报奖励阶段（KY12-4）

 （1）   科研成果登记表                                                   永久

 （2）   科研成果报告表                                                   永久  

 （3）   科研成果奖励申报与审批材料                                       永久  

 （4）   科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件                 永久

 （5）   专利申请书或证书原件或影印件                                     永久

 5.    推广应用阶段（KY12-5）

 （1）   转让合同、协议书                                                 永久  

 （2）   生产定型鉴定材料                                                 永久

 （3）   成果被应用或投产后反馈意见                                       10年

 （4）   推广应用方案及实施情况                                           30年

 （5）   扩大试生产的设计及工艺文件                                       30年

 （6）   成果宣传报道材料                                                 10年

 （7）   对外学术交流材料                                                 30年    

（五）产品生产与科技开发类

                          CP11 产品综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

   1.    上级及本校关于产品生产与科技开发管理工作的文件                   30年

 2.    本校关于产品生产与科技开发管理工作的报告及规章制度、会议记录、   30年

手册、图表

 3.    本校关于产品生产与科技开发管理工作的请示、报告、批复、批示       30年

 4.    本校关于产品生产与科技开发管理与专业协作单位有关技术性方面来往   30年

     的文件材料

   5.    本校产品生产与科技开发年度工作计划、总结及统计报表               永久

                    CP12 按单项产品项目设置类目

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.   销售管理（CP12-1）

 （1）   产品用户清册                                                     30年

 （2）   产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录                           30年                          

 （3）   用户反馈的产品技术文件材料                                       30年        

 （4）   产品说明书、宣传品、广告样张                                     10年

 （5）   产品用户交验协议                                                 10年  

 2.    产品计划准备阶段材料（CP12-2）

        任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、   30年            

上级指示批文

 3.    产品生产设计（研制）阶段材料（CP12-3）

 （1）   总体方案设计材料                                                 30年

 （2）   全套设计定型图                                                   30年                      

 （3）   技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告           30年

 （4）   通用件、标准件、外购件明细表、图样目录                           30年

 （5）   阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复             30年

 （6）   产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等                         30年

 4.    产品生产试制与鉴定阶段材料（CP12-4）

 （1）   试验大纲、试验记录及试验工作总结                                 30年

 （2）   鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证                   30年

 （3）   试验规程和记录、样机底片、照片等                                 30年

 （4）   得奖材料、专利材料                                               30年

 （5）   论文、专著                                                       30年

 5.    产品生产阶段材料（CP12-5）

 （1）   生产任务书及上级有关请示文件、生产方案计划                       30年

 （2）   全套工艺定型图纸、技术条件说明书                                 30年

 （3）   工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等   30年  

     全部工艺文件材料                    

 （4）   材料定额和代用单，工时定额                                       10年

 （5）   生产定型报告及批复                                               30年

 （6）   重大质量事故分析，重要联席会议纪要                               30年    

 （7）   各种更改单及技术通知单                                           30年

 （8）   生产工作总结报告、技术工作总结报告                               30年    

（六）基本建设类

                          JJ11 基建综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于基建、征地工作的文件材料                           永久

 2.    本校基建工作计划、会议记录、统计表等材料                         永久

 3.    本校基建报告、总结及规章制度等材料                               30年

 4.    本校基建工程财务预决算及上级批复                                 永久

 5.    本校全校性总体规划、设计总平面图                                 永久

 6.    本校水、电、气管道分布图                                         永久

 7.    本校地质勘探、地形测量材料                                       永久

 8.    本校各类房屋所有权证及土地使用证                                 永久

                       JJ12 按单项工程设置类目

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    可行性研究（JJ12-1）

 （1）   项目建议书及上级批复                                             永久

 （2）   可行性研究报告（含选址、方案论证 ）                              永久

 （3）   项目评估                                                         永久

 （4）   环境预测、调查报告                                               永久

 （5）   设计任务书及计划任务书                                           永久     

 2.    设计基础（JJ12-2）

 （1）   工程地质、水文地质、勘探设计、勘探报告、地质图、勘探记录、化验   永久

试验报告、重要土、岩样及说明

 （2）   地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久

 （3）   水文地质、气象、地震等其它设计基础材料                           永久

   3.    设计文件（JJ12-3）

 （1）   初步设计                                                         永久  

 （2）   技术设计                                                         永久

 （3）   施工图                                                           10年

 （4）   技术秘密材料、专利文件                                           永久

 （5）   设计计算书                                                       30年

 （6）   关键技术实验                                                     永久

 （7）   总体规划设计                                                     永久

 （8）   设计评价、鉴定及审批                                             30年

 4.    工程管理文件（JJ12-4）    

 （1）   征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书                       永久   

 （2）   承包合同、协议书、招标、投标及租赁文件                           永久

 （3）   施工执照                                                         永久

 （4）   环保、消防、卫生等条件，水、电、气供应协议书                     永久

 （5）   产权证书                                                         永久

 5.    施工（JJ12-5）   

 （1）   土地施工文件            

 A     开工报告、工程技术要求、技术交流图纸会审纪要                     10年

   B     施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、   30年

       施工工艺

 C     原材料及购件出厂证明、质量鉴定                                   30年

 D     建筑材料实验报告                                                 30年

 E     设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批                         永久

 F     土建施工定位测量地质勘察                                         永久

 G     土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图                         永久

   H     隐蔽工程验收记录                                                 永久

 I     工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告           30年

 J     分项、分单位工程抽量检查、评定                                   30年

 K     交工验收记录证明                                                 30年

 L     竣工报告、竣工验收报告                                           永久   

 （2）   设备及管线安装施工文件            

 A     开工报告、工程技术要求、技术交底图纸会审纪要                     10年

 B     设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批             30年

   C     焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录                           30年

 D     隐蔽工程检查验收记录                                             30年

 E     强度、密闭性试验报告                                             30年

 F     设备调试记录                                                     10年

 G     施工安装记录、安装质量检查、评定及事故处理报告                   30年

   H     系统调试、实验记录                                               30年

 I     管线清洗、通水、清毒记录                                         10年  

 J     管线标高位置、坡度测量记录                                       30年

 K     中间交工验收记录证明、工程质量评定                               30年

   L     竣工报告、竣工验收报告                                           30年  

 （3）   电气、仪表安装施工文件            

 A     开工报告、工程技术要求、技术交底图纸会审纪要                     10年

 B     设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批             30年

 C     调试、整定记录                                                   30年

 D     性能测试和校核                                                   30年

 E     施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告                         30年

 F     操作、联动试验                                                   10年

 G     电气装置交接记录                                                 10年

 H     中间交工验收记录、工程质量评定                                   30年

 I     竣工报告、竣工验收报告                                           30年

 6.    竣工验收（JJ12-6）

 （1）   竣工验收报告                                                     永久

 （2）   全部竣工图纸                                                     永久

 （3）   质量评审材料                                                     永久

 （4）   工程现场声像材料                                                 永久

 （5）   竣工验收会议决议文件                                             永久

 7.    基建财务、器材管理（JJ12-7）

 （1）   财务计划、年度计划                                               10年

 （2）   工程概算、预算、决算                                             永久

 （3）   主要材料消耗、器材管理                                           10年

 （4）   交付使用的固定资产                                               永久

（七）仪器设备类

                    SB11 仪器设备综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于仪器设备工作的文件                                 30年

 2.    本校仪器设备管理工作的规章制度                                   30年

 3.    本校仪器设备管理工作计划、报告、总结、调查材料、请示、批复、     30年

会议记录及会议纪要

 4.    本校仪器设备购置计划、报告及经费支出、分配方案                   30年

 5.    本校仪器设备移交清册及仪器设备报废，调拨报告和批复               30年

 6.    本校关于仪器设备管理工作的综合性统计材料                         30年

 7.    本校“院国有资产函”号文件                                       永久

                         SB12 仪器设备项目

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    本校关于仪器设备申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）   30年

 2.    上级或主管领导批复和准购批示                                     30年

 3.    本校定购合同（复印件）和会议记录、会议纪要等                     30年

 4.    本校进口设备过程中有关技术商务文件                               30年

   5.    本校仪器设备开箱记录及装箱单                                     30年

 6.    本校仪器设备安装、调试记录和双方签字移交文件                     30年

 7.    本校仪器设备验收报告及文件材料                                   30年

 8.    本校仪器设备索赔来往函件及结果文件                               30年

 9.    本校仪器设备说明书及全套随机文件材料、保修单                 与设备共存

 10.   本校仪器设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）           与设备共存

 11.   本校仪器设备重大事故的调查分析及处理意见                     与设备共存

 12.   本校仪器设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料           与设备共存

（八）出版类

  CB11 出版综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    上级及本校关于编辑出版工作的文件                                 30年

 2.    本校编辑出版工作的规章制度                                       30年

 3.    本校编辑出版工作计划、报告、总结、调查材料、请示、批复、会议记录 30年

及会议纪要

 4.    本校关于编辑出版工作的规划及统计年报                             永久

                       CB12 报纸、刊物、稿件

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

 1.    《皖西学院学报》                                                 永久

   2.    《皖西学院报》                                                   永久

 3.     学报、校报稿件                                                  永久

（九）外事类

  WS11 外事综合

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

1.    上级及本校关于外事工作的文件                                     30年

2.    本校外事工作的有关规章制度                                       30年

3.    本校外事工作的计划、报告、总结                                   30年

4.    本校外事工作统计报表                                             永久

5.    本校外事工作会议记录                                             30年

6.    本校“院国际交流函”号文件                                       永久

  WS12 外事活动

序 号                         类  目  名  称                           保管期限

1.    上级及本校关于邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件           30年

2.    上级及本校关于出国人员的有关文件                                 30年

3.    本校参加国际学术会议及论文等材料                                 30年

4.    学校组团出访的工作计划、总结

5.    本校出国人员考察、访问材料                                       30年

6.    国际合作与国际会议材料                                           永久

7.    校际合作交流协议书、意向书、备忘录                               永久

8.    本校教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料               30年

9.    留学生学籍材料                                                   永久

10.   留学生教学管理有关材料                                           30年

（十）财会类

  CK11 财会综合

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    上级及本校关于财会工作的文件                                    30年

   2.    本校财务处工作有关规章制度                                      30年

 3.    本校财务处工作计划、报告、总结、调查材料、请示、批复、会议      永久

 记录及会议纪要

 4.    本校基金管理工作的文件                                          10年

 5.    本校财会档案移交目录清册                                        30年

 6.    本校财会档案销毁清册                                            30年

 7.    本校“院财函”号文件                                            永久  

  CK12 会计报表

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

   1.    决算报表（含基建综合决算）                                      永久

 2.    预算会计报表                                                    15年

 3.    年度以上规划表、分配计划、测算表                                25年

 4.    年度以上各种统计报表（含工资报表）                              25年

 5.    季度以下各种计划、统计报表                                      15年

  CK13 会计帐簿

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

  1.    涉及外事的会计帐簿                                              永久

  2.    总帐                                                            25年

3.    预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）                            15年

4.    预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）                            15年

  5.    学校专项基金帐簿                                                15年

  6.    日记帐                                                          20年

        其中：现金、银行存款日记帐                                      25年

  7.    固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管5年）             15年

  CK14 会计凭证

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

  1.    涉及外事的会计凭证                                              永久

  2.    预算内各种原始凭证、记帐凭证                                    15年

  3.    预算外各种原始凭证、记帐凭证                                    15年

  4.    学院基金各种原始凭证、记帐凭证                                  15年

  5.    银行存款余额调节表                                              15年

  6.    会计拨款凭证及其他会计凭证                                      15年

7.    银行对外帐单                                                    15年

8.    涉及债权、债务及未清理完毕的凭证                                25年

  CK15 工资清册

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    工资发放名册、卡片                                              永久

 2.    工资转移、证明、通知存根                                        25年

 3.    各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等                  15年

（十一）声像载体类

SX11 综合（党政群团）

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    本校各主要领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等）          30年

 2.    本校各类重大会议（党代会、教代会、团代会、学代会等）            30年

 3.    本校校庆等重大纪念、庆祝活动材料                                30年

 4.    中央、省、市级党政领导来院视察等材料                            30年

 5.    省级以上代表团、兄弟院校代表团来院活动材料                      30年  

 6.    本校机构成立的活动材料                                          30年

 7.    本校民主党派重大活动的材料                                      30年

 8.    本校重大宣传活动材料                                            30年

 9.    本校社团活动的材料                                              30年

   SX12 教 学

 序 号                         类  目  名  称                          保管期限

   1.    本校开学、毕业典礼活动场面及硕士、博士论文答辩活动材料          30年

 2.    本校教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面            30年

 3.    本校学生工厂实习、实验场面                                      30年

 4.    本校学生业余生活、课外阅读、参加各类竞赛、演讲等活动场面及      30年

       评比先进材料                 

 5.    本校毕业生（含成人教育）照片                                    30年

 6.    本校体育运动会材料                                              30年

 7.    本校学生军事训练活动场面                                        30年

  SX13 科学研究

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

   1.    本校举办的国际性、全国性和省级学术活动及本校学术年会等活动场面   30年

 2.    本校教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料         30年

 3.    本校科研获奖项目成果奖状照片                                     30年    

 4.    本校科学研究评优等照片                                           30年

                     SX14 产品生产与科技开发

序 号                         类  目  名  称                        保管期限

   1.    本校合作企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料                 30年            

 2.    本校产品发布会及产品使用情况等声像材料                           30年

                          SX15 基本建设

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    本校建校初期的照片（含校门、教学楼、实验室等）                   30年

   2.    本校重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料             30年

 3.    本校重大项目开工典礼、奠基、落成材料                             30年

   4.    本校各实践实习基地的声像材料                                    30年

                         SX16 仪器设备

序 号                        类  目  名  称                           保管期限

 1.    本校大型仪器设备声像材料                                         30年

                            SX17 出 版

序 号                          类  目  名  称                         保管期限

 1.    本校出版物有关声像材料                                          30年

   SX18 外 事

序 号                          类  目  名  称                         保管期限

 1.    国外知名人士、学者、在外校友来院讲学、参观、访问、交流材料      30年

   2.    与外国大专院校建立校际关系签订协议声像材料                      30年

   3.    在本校召开的国际性学术会议声像材料                              30年

   4.    本校人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料                    30年

    SX19 财 会

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    本校在财会工作中形成的声像材料                                  30年

（十二）实物类

   SW11 奖品

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

1.     本校在重大政治、经济、科学文化、科研、外事、体育等活动中获得

       的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、    永久

       锦旗、荣誉册、光荣册等。（科技奖入KY13）

   SW12 印信

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

1. 本校机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、

    木印等经公安机关审批后制作的印章。                                  永久

SW13 名人字画

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.   省部级以上领导及社会知名人士为学校题词、作画、签名册等           永久

   SW14 纪念品

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.  学校发展中有纪念意义的物品或学校组织的各种重大活动中形成的纪念

     品（如校庆纪念品）                                                永久

 2.  建校以来使用过的校牌、匾等物品                                    永久

   SW15 礼品

序 号                         类  目  名  称                          保管期限

 1.    本校或国内、外校际交往中收受的礼品                               永久

二、档号编制规则

1、案卷级：档号 = 年度号 十 分类号 十 案卷号

2、党群类、行政类文书档案实行文件级管理后，在分类号中用Y、C、D分别对“永久”、“30年”、“10年”进行标识，如2013年内容是党务综合的第2件、需要永久保存的档案，可标为：2013—DQ11—Y—2。