各学院： 

  毕业生合影照片是学生在校学习历程的生动见证，是学校珍贵的原始档案，是档案馆藏不可或缺的重要组成部分。目前，2018届毕业生即将毕业离校，为做好毕业生合影照片的收集整理和归档工作，特将有关事项通知如下：

一、归档范围

  1.以班级为单位，各学院2018届毕业生毕业合影照片。

  2.往年历届未归档的毕业生合影照片。

二、归档要求

  1.各学院应高度重视毕业生合影照片收集、整理和归档工作，指定毕业班级辅导员配合兼职档案员完成此次收集工作。

  2.纸质照片和电子照片各归档一份，纸质照片反面附文字说明（注明学院领导及辅导员），照片规格统一为28cm*20cm的压膜照片。

  3.电子照片为jpg格式，与纸质照片正反面完全一致，文件名以“皖西学院**学院**届（**）级**专业**班毕业合影”的格式命名。

  4.以学院为单位填报《毕业生合影照片移交清单》，用A4纸打印一式两份，单位盖章、移交人签名，移交时经接收人验收签字后，双方各存留一份。

三、档案移交

  按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片、《毕业生合影照片移交清单》（加盖公章）到学校档案馆办理移交手续。

  移交时间：2018年6月20日前

  移交地点：校档案馆（逸夫楼三楼）

  联系人：何老师、翁老师

  联系电话：3306621

  电子邮箱：dag@wxc.edu.cn

皖西学院档案馆

2017年5月22日

附件：

附件1：照片文字说明模板.docx

附件2：毕业生照片移交清单.docx