１、馆藏档案原则上不外借，特殊情况确因学校工作需要借出在校内使用的，须征得单位负责人同意和档案馆馆长批准。

２、借阅人借阅档案须持《皖西学院馆藏档案借阅审批表》和单位借阅档案介绍信或委托书。

３、档案借阅和归还应填写借阅档案登记簿，档案管理人员和借阅人应共同核对档案有无缺失、损坏、涂改现象，并签章确认。

４、档案借阅限期为2周，期间遇法定节假日顺延。借阅期满后需续借的，应办理续借手续。逾期不归还的，档案管理人员应予以提醒督促。

５、有特殊情况使用时限超过两周者，应事前申明，且明确归还日期，务必如期归还，不得再行续借。

６、借阅档案要严守保密规定，注意爱护。不准涂改、圈划、打叉、增删、折、剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得擅自公开档案内容，不得擅自携带档案外出使用。

７、借阅到期不归还的，由所在单位责令归还档案；无正当理由拒不归还的，根据情节轻重，报请学校给予行政处分或处罚；造成损失的，根据档案的价值和数量，责令赔偿；私自涂改、复印出卖、伪造借阅档案的，擅自占有和非法携带借阅档案外出构成犯罪的，将报请学校依法追究当事人的责任和单位负责人的领导责任。