关于做好2022年度档案材料归档工作的通知

发布人：档案馆发布时间：2023-03-24 动态浏览次数:21

各学院、各部门：

为进一步加强学校档案管理工作，确保各类档案材料及时、完整地收集归档，有效地保护和利用档案信息资源，更好地服务于学校中心工作，现将2022年度档案材料归档移交有关事项通知如下：

一、归档范围与时间

（一）各二级单位在教学、科研、管理、建设等各项活动中形成的（或积累）具有保存价值的材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料，经系统整理后于2023年4月7日前移交档案馆归档。

（二）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目完成、竣工、验收后6个月内归档。

（三）会计凭证档案，由财务处保管两年后于次年6月底前归档。

（四）2023届毕业生合影照片应在本年度6月底前归档。

（五）全校性重大活动文件材料，应在活动结束后一个月内归档；领导指定或有特殊规定的文件材料随时归档。

（六）往年遗漏的应该归档的材料和实物。

二、归档要求

（一）归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，文件与拟稿封面、定稿并存，正文与附件并存。

（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸质文件同时归档，无电子文件的移交纸质文件归档；学校各项活动中形成的电子数据需要脱机归档。

（三）皖西学院印发的红头文件，由校办公室机要科归档。各部门印发的处室函件必须盖上本单位公章，同时将部门领导签发的拟稿封面附在正文后面一并归档。

（四）财会档案按《会计档案管理办法（第79号）》和《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》（财会〔2017〕309号）要求整理归档。

（五）实物档案按《皖西学院实物档案管理实施细则》（院发〔2014〕110号）要求整理归档（附件3）。

（六）声像档案如照片、硬（光）盘、录像等归档时须有文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，声像材料应图像清晰、音质良好；数码照片格式为JPEG或TIFF格式；毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单（附件4）。

（七）各学院、各部门应充分认识档案工作的重要性，高度重视档案材料归档工作，加强组织，统筹安排，确保其在规定时间内完成本单位的立卷归档工作。要把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。各单位档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料的归档工作，做到“应归尽归，应收尽收”，确保档案归档质量。

三、归档程序

（一）请各单位结合年度重点工作和档案馆列出的具体规档范围（附件1）。在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况，列出清单向该单位发出书面催档通知书（附件2）。

（二）各部门兼职档案员负责统一向档案馆移交材料，移交时填写《档案移交（接收）登记表》（附件5），登记表一式二份，按要求签字盖章。经核对无误后，办理交接手续。

（三）具体事宜与校档案馆（逸夫楼三楼）联系，附件1-5各部门兼职档案员从档案馆网站专区下载或档案信息QQ群共享下载。

四、联系方式

（一）联系电话：0564-3306621

（二）学校档案管理工作群QQ:376065149

附件

1.附件1：文件材料归档范围.docx