各学院（部）、各部门：

      为做好我校档案材料归档工作，按照《高等学校档案管理办法》《安徽省高等学校档案管理实施办法》等档案管理规定，各单位兼职档案员切实履行好岗位职责，按照规范要求，完成本单位2023年产生的所属归档范围的各类文件资料整理归档工作，做到应归尽归，并确保档案归档质量。各学院、各部门要充分认识档案工作的重要性，加强组织，统筹安排，确保在规定时间内完成本单位的立卷归档工作。现就有关事项通知如下：

      一、归档范围与时间

     （一） 各二级单位在党建、教学、科研、建设、采购、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体材料，经系统整理后于2024年4月10日前移交档案馆归档。

     （二）基建工程类档案应在工程竣工、验收后三个月内移交到档案馆。

     （三）科研项目类档案应在项目结题或鉴定验收后三个月内移交到档案馆。

     （四）仪器设备采购类档案应在项目完成、验收后六个月内移交档案馆。

     （五）财会凭证类档案，由财务处保管两年后于次年6月底前归档。

     （六）毕业生合影照片档案应在学生毕业年6月底前归档。

     （七）全校性重大活动文件材料，在活动结束后一个月内时移交档案馆；其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆移交。

     （八）往年遗漏的应该归档的各类载体材料。

      二、归档要求

     （一）各单位应对归档工作给予高度重视，认真做好本部门档案资料的收集、整理和归档工作，保证归档文件材料收集齐全、完整，特别部门重点工作及各类重大活动材料、影像资料的收集和归档。

     （二）归档的纸质文件材料应为原件，文件与拟稿封面、定稿并存，正文与附件并存。

     （三）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸

质文件同时归档，无电子文件的移交纸质文件归档；学校各项活动中形成的电子数据需要脱机归档。

     （四）皖西学院印发的红头文件，由校办公室机要科统一归档。各学院、各部门印发的处室函件移交时需盖上本单位公章，同时将部门领导签发的拟稿封面附在正文后面一并移交归档。

     （五）财会档案按《会计档案管理办法（第79号）》和《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》（财会〔2017〕309号）要求整理归档。

     （六）实物档案按《皖西学院实物档案管理实施细则》（院发〔2014〕110号）要求整理归档（附件3）。

     （七）声像档案如照片、硬（光）盘、录像等归档时须有文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，声像材料应图像清晰、音质良好；数码照片格式为JPEG或TIFF格式；毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单（附件4）。

      三、归档程序

     （一）请各单位结合年度重点工作和档案馆列出的具体规档范围 （附件1）。在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况，列出清单向该单位发出书面催档通知书（附件2）。

     （二）各单位兼职档案员负责统一向档案馆移交材料，移交时填写《档案移交（接收）登记表》（附件5），登记表一式二份，按要求签字盖章。经核对无误后，办理交接手续。

     （三）具体事宜与校档案馆（逸夫楼三楼）联系，附件1-5各部门兼职档案员从档案馆网站专区下载或档案信息QQ群共享下载。    

      四、联系方式

     （一）联系电话：0564-3306621

     （二）学校档案管理工作群QQ:376065149

     附件 附件1：皖西学院各学院、各部门文件材料归档范围.docx

            附件2：书面催缴通知书.docx

            附件3：实物档案移交登记表.docx

            附件4：照片档案移交登记表.docx

            附件5：档案移交（接收）登记表.doc

                                                               党委（校长）办公室、党委巡察办公室

                                                              2024年3月7日