各学院（部）、各部门：

为进一步加强档案管理工作，确保2024年度各类档案材料的完整收集、规范整理和安全保存，依据相关档案管理规定，结合本单位实际情况，现将有关事项通知如下：

一、归档范围和归档时间

（一）文书档案：各学院、各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各类文件、报告、会议纪要、合同协议、报表等纸质及电子文件材料，经系统整理后与2025年4月25日前移交档案馆。

（二）教学类档案：2025届毕业生成绩表、登记表，2025级入学登记表、学籍卡片应在11月底前归档。

（三）科研、基建、仪器设备类等科技档案应在项目验收（竣工）后6个月内归档。

（四）财会凭证类档案：由财务处保管一年后于次年6月底前归档。

（五）声像档案：照片、光盘、录像等记录2024年度重要活动、会议等资料。毕业生合影照片应在学生毕业年6月底前归档。

（六）实物档案：上级颁发的荣誉证书、奖牌、重要纪念品等能反映本单位发展历程和重要成果的实物，应于文书档案一并归档。

 （七）全校性重大活动文件材料，在活动结束后一个月内时移交档案馆；其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆移交。

（八）往年遗漏的应归档的各类载体档案材料。       

二、归档要求

（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存；本校文件与文件签发单、定稿并存；正文与附件并存。

（二）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明；处室函件需盖上本单位公章，领导签发的拟稿封面附在正文后面一并移交归档。

（三）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸质文件同时归档，无电子文件的移交纸质文件归档，形成的电子数据需要脱机归档。

（四）实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源，具体参见《皖西学院实物档案管理实施细则》（院发〔2014〕110号）要求整理归档（附件3）。

（五）声像文件归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。照片以JPG、TIF 格式归档，音频以WAV、MP3格式归档，视频以MP4、MPG、FLV、AVI、MXF格式归，毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单（附件4）。

三、归档流程

（一）请各单位结合年度重点工作和档案馆列出的具体规档范围（附件1），在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作。为保证校内各单位及时完整归档工作，归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位，我馆将列出具体应归档文件材料，向该单位发出书面催档通知书，要求在限定时间内完成归档工作（附件2）。

（二）各归档单位兼职档案员负责统一向档案馆移交文件材料，移交时填写《档案移交（接收）登记表》（附件5），登记表一式二份，按要求签字盖章。经核对无误后，办理交接手续。

（三）具体事宜与校档案馆（逸夫楼三楼）联系，附件1-5各部门兼职档案员从档案馆网站专区下载或档案信息QQ群共享下载。   

四、联系方式

（一）档案馆电话：0564-3306621

（二）档案工作群:qq376065149

附件：1.《皖西学院各部门文件材料归档范围》

2.书面催缴通知书

3.实物类档案移交登记表

4.照片类档案移交登记表

5.档案移交（接收）登记表

                        党委（校长）办公室

                             2025年3月11日

附件5：皖西学院政府采购项目采购需求与采购实施计划（政府采购）.doc附件4：照片档案移交登记表.docx附件3：实物档案移交登记表.docx附件2   2023年度发展工作完成情况量化考核表.docx附件1：皖西学院各学院、各部门文件材料归档范围.docx